Zoho CRM actualiza la función de proyecciones

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Recientemente, las proyecciones (forecasts) en Zoho CRM —la cual es una de sus funciones principales— se ha renovado significativamente. Sus capacidades se han mejorado para ayudar a las organizaciones a comprender mejor su flujo de ventas (pipeline), hacer proyecciones precisas y establecer objetivos realistas que puedan ayudar a los equipos de ventas a alcanzarlos. A continuación, te detallamos todas las actualizaciones:

Proyecciones basadas en condiciones y proyecciones múltiples en diferentes periodos

Ahora puedes crear múltiples proyecciones que pueden incluir todos tus acuerdos o acuerdos que coincidan con condiciones específicas, con un mayor control de los periodos de proyección. Se pueden crear proyecciones para toda la jerarquía disponible (Role/Reporting to y Territory). También se pueden crear mensual o trimestralmente para estos períodos de proyección:

  • Actual (Current): 4 trimestres/12 meses del año fiscal actual.
  • Futuro (Future): 4 trimestres / 12 meses del próximo año fiscal.
  • Completado (Completed): Los 2 años fiscales anteriores.
Imágenes vía Zoho

Tipos de proyección

Se pueden crear dos tipos de proyección basados en el atributo que se utiliza para establecer objetivos para tus usuarios:

  • Proyecciones basadas en los ingresos del acuerdo: Los objetivos se basan en los campos de moneda como Deal Amount, Expected Revenue u otros campos de moneda personalizados definidos en el módulo de Deals.
  • Proyecciones basadas en la cantidad de acuerdos: Los objetivos se basan en campos definidos por el sistema, como Count of Deals y otros campos numéricos personalizados.
Imagen vía Zoho

Opciones de Best Case y Committed Deals bajo Forecast Category

En el pasado, los acuerdos solo tenían tres categorías de proyección asociadas con ellos: Closed Won (el acuerdo se marcó como Won), Closed Lost (el acuerdo se marcó como Omitted) y Open (el acuerdo se marcó como Pipeline). Ahora, los acuerdos abiertos se pueden etiquetar con nuevas opciones en la categoría de proyección:

  • Best Case: Acuerdos abiertos que tienen una alta probabilidad de ser ganados.
  • Committed: Acuerdos abiertos que las/los representantes de ventas se comprometen a ganar.

En vez de generalizar todos los acuerdos abiertos como acuerdos en curso, esta separación ofrece una mejor visión de la posición de un/a representante de ventas en particular en cuanto a los acuerdos en su flujo de ventas. Esto le permite a la administradora o al administrador tomar decisiones más informadas al establecer objetivos para un usuario en particular.

Además, las/los representantes de ventas tienen la opción de actualizar manualmente la categoría de proyección en un acuerdo específico a la opción aplicable cuando sea necesario. El monto del acuerdo se actualizará en su proyección durante su próxima sincronización.

Imágenes vía Zoho

División transparente de acuerdos en el flujo de ventas para los objetivos ideales

Mientras estableces objetivos para tus usuarios, una ventana emergente con los datos de tu embudo muestra la división de acuerdos para brindarte una visibilidad completa de dónde se encuentra cada usuario en cuanto a números de ventas. Los acuerdos se dividen en acuerdos abiertos y cerrados ganados. Los acuerdos abiertos se dividen aún más en los acuerdos Best Cases, Committed y Pipeline.

Imagen vía Zoho

Zia propone sugerencias de objetivos y predicciones de logro de objetivos

Al crear una proyección continua, Zia (asistente de IA de Zoho CRM) calculará y sugerirá objetivos basados en los datos históricos de las proyecciones elegidas. Esto estará disponible en la página de creación de proyecciones al establecer objetivos.

Además, se analizará el patrón de cierre de acuerdos pasados y actuales de los usuarios para brindarte el logro previsto para los usuarios. Achievement predictions will be available in the Target Achievement report. Las predicciones de logros estarán disponibles en el reporte Target Achievement.

Imagen vía Zoho

Compara tu desempeño a través de diferentes períodos de proyección

Todas las proyecciones creadas estarán disponibles en una vista en el módulo de Forecast. Ahora puedes profundizar en una proyección particular y comparar cómo ha progresado el desempeño de tu organización en el transcurso de los años.

Depende de la duración seleccionada en el filtro, se consolidarán y mostrarán en la parte superior los siguientes datos: Total Target, Achievement y Gap.

Debajo de los datos consolidados, se enumerarán los datos de proyección para cada trimestre/mes en la duración seleccionada para un análisis completo. De ser necesario, puedes profundizar más para analizar el rendimiento de usuarios o roles individuales.

Imagen vía Zoho

Proyecciones archivadas

En versiones anteriores, se perdían los registros de proyección mayores de dos años de antigüedad. Esto anulaba el propósito de tener proyecciones anteriores disponibles, ya que esos datos aún pueden ser gran importancia. Es por eso que Zoho CRM ahora tiene la opción de proyecciones archivadas.

Ahora se archivarán las proyecciones completadas de más de dos años de antigüedad a partir del año en curso. Por ejemplo, si el año actual es 2022, las proyecciones de 2021 y 2020 estarán disponibles en la página de vista de proyecciones. Mientras tanto, se archivarán las proyecciones del 2019 y las anteriores a ese año.

Las proyecciones se archivarán automáticamente al editar la configuración de la proyección (al cambiar la jerarquía o el tipo de proyección). Por ejemplo, si la jerarquía es Reporting to y se cambia a Territory o se edita el tipo de proyección, se archivarán las proyecciones existentes. Las proyecciones se archivarán si se modifican las preferencias de jerarquía en Company Details.

En la página de proyecciones archivadas, estas se enumeran en orden cronológico. Además, puedes filtrarlos según Hierarchy, Forecast Type y Time.

Imágenes vía Zoho

Detalles para tener en cuenta:

  • Las proyecciones archivadas no se pueden editar; son solo para fines de visualización. Los usuarios tienen la opción de eliminar proyecciones.
  • Estarán disponibles como archivados hasta 5 años de registros de proyecciones.
  • Al cambiar la fecha de inicio del año fiscal de tu organización, se eliminarán todas las proyecciones existentes, así como las proyecciones archivadas.

Empoderamiento para gerentes de proyección

En esta actualización, los administradores de proyecciones pueden crear sus propias proyecciones y asignar objetivos a su rol, su objetivo, sus colegas, sub roles y usuarios. Los equipos individuales pueden tener sus propias proyecciones y objetivos distintos en los que se pueden enfocar. Estas proyecciones serán visibles para la/el administrador, la/el CEO y la/el gerente de proyecciones de un rol superior, quienes pueden monitorear estas proyecciones y actualizarlas cuando sea necesario.

Si la/el CEO, la/el administrador o la/el gerente de proyecciones de un rol superior ha cambiado el objetivo de un/a gerente de proyecciones, el objetivo modificado se bloquea y la/el gerente de proyecciones no puede modificarlo.

Ten en cuenta de que todas estas actualizaciones significativas ya están disponibles en tu Zoho CRM.

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