Crucial, correcto y consistente: así deben ser tus datos en el CRM.
Esas son “las tres C” de la optimización de datos del CRM. Sin embargo, no todas las empresas tienen esas cualidades. Según un estudio realizado por IBM, uno de cada tres líderes empresariales no confían en la calidad de sus datos, mientras que las empresas estadounidenses pierden aproximadamente $3.1 trillones en ingresos anuales debido a datos erróneos.
Para salvar a tu empresa de caer en un agujero negro de datos erróneos, échale un vistazo a estos consejos para asegurarte de que tus datos sean cruciales, correctos y consistentes:
Datos cruciales
Cada uno de los campos deben tener una razón para existir en cuanto a la recopilación de datos. Tener campos de más que no tienen justificación pueden causar la captación de más datos de los que se necesitan. Para identificar los datos accionables que tu empresa verdaderamente necesita, debes trabajar con los departamentos de tu empresa y las partes interesadas. Una vez lo hagas, expresa tu razonamiento a todos los usuarios del CRM para que puedan entender cuáles datos son necesarios y su importancia. Una gran manera de comunicarlo es añadir burbujas de información en cada campo con una explicación corta.
Datos correctos
Lamentablemente, los datos expiran rápidamente. Un reporte de Dun & Bradstreet del 2018 reveló que cada hora unas 13 compañías cambian sus nombres, 211 empresas se mudan, 429 números de teléfonos de oficina cambian o son desconectados, y 284 CEOs o dueños cambian.
Como nadie realmente te dirá que actualices los datos, debes hacerlo y verificarlos. Puedes identificar records que no pueden ser contactados y marcar las como oportunidades abiertas asociadas a ellos para entender por qué una oportunidad está abierta luego de haber pasado la fecha de cierre. Al hacerlo, podrás ubicar oportunidades en riesgo antes de que lleguen las fechas de cierre sin haber logrado una venta.
También debes considerar en optimizar la interfaz del CRM del usuario, en el caso de que sea complicada. Esto te permitirá aumentar la productividad y las probabilidades de que los datos sean precisos, completos y registrados a tiempo. Además, eso ayuda a que los usuarios del CRM comprendan las consecuencias de tener datos que carecen de precisión y que son incompletos. Por ejemplo, un campo incompleto de título profesional o nivel de trabajo puede resultar en que un lead de calidad sea omitido o calificado indebidamente.
Datos consistentes
El reporte Gartner State of Sales Analytics de diciembre del 2020 reveló que solamente el 25% de las empresas tienen una definición estándar y en toda la organización para las métricas de ventas, las cuales son un aspecto central en todas las empresas. Es esencial crear definiciones estandarizadas, así como asegurarse de que todas y todos las usen. Con eso en mente, tus datos deben estar estilizados en una manera funcional y apta para la creación de reportes. Esto incluye eliminar duplicados (una situación constante en cualquier CRM) y asegurarse de que tu CRM pueda ser utilizado por todas las partes interesadas. Pregúntate: ¿Los ejecutivos pueden analizar datos con facilidad? ¿El equipo de ventas puede gestionar fácilmente su flujo de ventas? ¿El equipo de atención al cliente puede acceder todo lo que necesitan para manejar casos eficientemente? Si tus respuestas son no, entonces deberás mejorar tus datos para que sean más procesables y accesibles.
Hacer que tus datos sean cruciales, correctos y consistentes es un proceso continuo
La optimización de datos del CRM no es una actividad de una sola vez. Es un proceso continuo y estratégico de mantener y monitorear tus datos. Para asegurarte de que datos de mejor calidad entren al sistema, debes educar a tus usuarios de CRM y facilitar su proceso de entrada de datos. Una vez te enfoques en las tres C para tener datos indicados y consistentes, tus usuarios de CRM sentirán certeza al usar los datos correctos y podrán hacer sus trabajos sin tropiezos y con resultados positivos.
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