Novedades de Zoho: Actualización Q1 2024 de ZOHO CRM, Novedades en ZOHO Desk, Registros SPF y DKIM

Bienvenida/o a nuestra actualización, ¡en donde estarás al tanto de las últimas novedades de Zoho en un solo lugar!

• Zoho CRM presenta su actualización del primer trimestre
• Zoho Desk lanza sus novedades 2024
• Conoce los esenciales de la seguridad del correo electrónico: Registros SPF y DKIM
• Webinars de Zoho Projects, Sprints e Inventory

Zoho CRM: Actualización primer trimestre 2024

En este primer trimestre de 2024, Zoho CRM anunció una serie de actualizaciones y mejoras diseñadas para potenciar aún más tu negocio. Desde la integración más fluida con herramientas de terceros hasta nuevas capacidades para personalizar y optimizar su flujo de trabajo, estas actualizaciones están diseñadas para ofrecer una experiencia más rica y eficiente. ¡Echemos un vistazo a las nuevas funciones!

Automatización de acciones en herramientas de terceros: Acciones de Zoho Flow te permite realizar acciones como parte de sus flujos de trabajo utilizando opciones recién agregadas en el menú Acciones de los flujos de trabajo de Zoho CRM. Debes seleccionar en qué aplicación deseas realizar la acción y luego elegir la acción.

(Imagen vía Zoho)

Creación de flujos comerciales ganadores: crea funcionalidades personalizadas dentro de Zoho CRM que se alineen con sus requisitos comerciales únicos con Kiosk Studio, una interfaz sin código que le permite desarrollar capacidades utilizando elementos básicos de construcción, es decir, pantallas, decisiones y acciones. Puede importar datos de todos los módulos de CRM, crear pantallas personalizadas que contengan campos que no estén disponibles en otras partes de CRM, realizar acciones para registros en todo CRM, activar webhooks y ejecutar funciones personalizadas.

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Seguimientos perfectos garantizados: optimiza los seguimientos con clientes a través de la automatización y personalización de interacciones con Cadences. Crea secuencias automatizadas de acciones basadas en las respuestas de los clientes, mejorar la focalización eliminando registros que ya han cumplido sus objetivos, y utilizar múltiples canales de comunicación para los seguimientos. Además, proporciona análisis detallados para evaluar el rendimiento de las campañas y ajustar las estrategias de seguimiento según sea necesario.

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Actualización de CPQ (funcionalidad que permite a las empresas crear y enviar cotizaciones personalizadas a los clientes rápidamente): introdujo la venta guiada, que ayuda a los representantes de ventas a generar cotizaciones precisas mediante cuestionarios predefinidos para identificar las necesidades de los clientes y sugerir los productos más adecuados, agilizando el proceso de ventas.

Mayor control sobre tu año fiscal: ahora puedes elegir entre siete modelos personalizados. Estos modelos dividen el año en trimestres y semanas, ofreciendo formatos como 4-4-5, 4-5-4, y 5-4-4, ideales para industrias que necesitan alinear su contabilidad con comparaciones mensuales y anuales específicas. La actualización facilita una mejor adaptación a las necesidades de cada negocio, con ajustes automáticos en informes y pronósticos al establecer un nuevo año fiscal.

Modelo de pronóstico ascendente: permite a los usuarios definir objetivos individuales para una previsión más precisa y flexible. Estos objetivos pueden ser gestionados por gerentes, acumulándose para formar el pronóstico general de la organización. Esta actualización facilita una planificación más alineada con las metas reales y potencia la capacidad del equipo de ventas para enfocar sus esfuerzos eficazmente.

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Formato de texto enriquecido: ahora puedes destacar información importante usando negritas, cursivas, y subrayados, organizar datos con viñetas y listas numeradas, y hacer cambios visibles mediante tachado. Esta herramienta enriquece la presentación de datos y permitiendo una personalización más profunda en la manera de mostrar la información.

Gestión eficaz de divisas: acceso a la funcionalidad multidivisa para usuarios de edición de prueba, permitiendo hasta cinco monedas. Ahora se pueden asignar permisos específicos para gestionar monedas a usuarios no administradores, organizar monedas por estado. Además, al desactivar una moneda, se notifica que no estará disponible para crear registros, reemplazando cualquier acción de creación de registros con la moneda local.
Nuevas formas de interacción en los Formularios web: ahora puedes interactuar con tus clientes a través de enlaces directos y códigos QR, facilitando la recopilación de datos sin necesidad de alojar el formulario en una página web. Ahora es posible redirigir a los clientes a una página de agradecimiento o mostrar un mensaje personalizado tras enviar sus datos.

Autoservicio simplificado: mejora de los portales permitiendo la creación de formularios de registro dedicados para socios, proveedores o clientes, que se pueden alojar en páginas web. Además, automatiza correos electrónicos de bienvenida y requiere autenticación vía OTP para asegurar el acceso.

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Mejoras en la gestión de correo electrónico:

• Límite de almacenamiento de 500 GB por organización o 5 GB por usuario.
• Vista de administrador para gestionar el uso del almacenamiento de correo electrónico.
• Vista de usuario para controlar el espacio de almacenamiento personal.
• Autenticación de dominio obligatoria para mejorar la reputación del remitente.
• Gestión de rebotes mejorada, clasificándolos como temporales o permanentes.
• Panel de credibilidad del correo electrónico para monitorear y mejorar las prácticas de envío.
• Posibilidad de asociar múltiples contactos a un trato para centralizar las comunicaciones por correo electrónico.
• Envío y gestión de correos electrónicos desde el módulo de Proveedores. .
• Implementación de autenticación OAuth para retransmisiones de correo electrónico, aumentando la seguridad y simplificación de configuración.

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Migrar los módulos de Servicios y Citas entre cuentas de CRM: ya no tendrás que preocuparte por volver a crear o transferir los datos del módulo de Servicios y Citas de una cuenta de CRM a otra. Zoho introdujo soporte de migración para los módulos de Servicios y Citas, lo que agiliza todo el proceso a través de una serie de pasos claros y simples.

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Predicción de abandono de clientes: Zoho CRM integró Google Analytics, permitiendo a Zia analizar el comportamiento en línea de los clientes para identificar factores de riesgo y predecir con mayor precisión aquellos que podrían abandonar. Esto ayuda a las empresas a implementar medidas correctivas efectivas para retener a los clientes a largo plazo.

Notificaciones de anomalías: Zia ahora puede identificar automáticamente desviaciones en métricas clave dentro de Zoho CRM, como una caída en los clientes potenciales, sin necesidad de configuraciones especiales.
Visualiza cómo se conectan los datos en Zoho CRM: La nueva función Modelo de datos en Zoho CRM permite visualizar cómo están interconectados los módulos, campos, subformularios y listas de selección, ofreciendo una comprensión clara de las relaciones entre datos.

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Orquestación de procesos complejos con Circuits en Zoho CRM: la solución incorporada facilita a los desarrolladores la creación, depuración y reutilización de funciones personalizadas a través de una interfaz basada en máquinas de estado, permitiendo incluso la expansión a microservicios. Esta herramienta mejora significativamente la eficiencia en la orquestación de tareas y se integra sin problemas con automatizaciones ya existentes. Disponible actualmente solo en EE. UU., la UE y IN DC.

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Maximizando la eficiencia de datos GraphQL en Zoho CRM: GraphQL ofrece una metodología avanzada para extraer datos específicos de Zoho CRM, permitiendo consultas más precisas y reduciendo el uso de ancho de banda al minimizar los datos transferidos. Disponible en la edición Ultimate de Zoho CRM, promete una optimización considerable en la gestión de datos.

Mejoras en el calendario de Zoho CRM: incluyen la sincronización con Zoho Calendar y Zoho Recruit Calendar, reflejando automáticamente las reuniones o eventos en el calendario de CRM y marcándolos como no disponibles. Además, ahora se puede realizar un seguimiento de todas las tareas asignadas directamente desde el calendario de CRM, lo que facilita la gestión y organización de las actividades diarias.

Mejoras a ZIA:

• Soporte ampliado para enriquecimiento: Ahora disponible para todos los módulos y más campos.
• Widget de la competencia: Permite monitorear y filtrar menciones de la competencia.
• Competidor en el flujo de trabajo: Automatiza acciones basadas en menciones de competidores.
• Sugerencias de búsqueda en Ask Zia: Ofrece consultas de búsqueda personalizadas.
• Aspectos destacados de las llamadas: Resalta detalles clave en transcripciones de llamadas.
• y más!

Zoho Desk también presentó sus actualizaciones 2024

Zoho Desk ’24 introduce una serie de mejoras significativas en automatización, personalización, gestión de tickets, seguridad y experiencia móvil, todo con el objetivo de optimizar el servicio al cliente. ¡No te las pierdas!

IA y automatización

• Predicciones de campo Zia: Zia, el asistente de IA de Zoho, mejora la gestión de tickets analizando datos para predecir campos relevantes, como prioridad y categoría, una vez analizados 500 tickets. Si las predicciones son incorrectas, la retroalimentación manual mejora su precisión a futuro. Disponible en la edición Enterprise.

• Blueprint Widgets: puedes crear flujos de Blueprint para definir etapas y acciones específicas por las que deben pasar los tickets a medida que avanzan en el proceso de soporte. Ahora puede ordenar acciones a través de Zoho, de terceros o de widgets personalizados. Al agregar un widget a su flujo, puede definir sus propios parámetros para el proceso.

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• Asignación secuencial por turnos: reparte uniformemente los tickets entrantes a los agentes disponibles en un orden particular. Los agentes se turnan para resolver y cada agente recibe su parte justa de tickets, manteniendo la carga de trabajo equilibrada. La configuración de la regla y los agentes seleccionados durante la configuración determinan la secuencia en la que los agentes reciben los tickets. Disponibilidad de la edición: Professional y Enterprise.

• Planes y contratos de soporte personalizados: Zoho Desk introduce la posibilidad de priorizar solicitudes de clientes basándose en los planes de soporte seleccionados, permitiendo ofrecer planes personalizados que varían en cantidad de tickets permitidos o en asistencia ilimitada. Disponibilidad de edición: Enterprise.

Personalización

• Módulos personalizados: permiten capturar datos de una manera que tenga sentido para tu negocio y se adaptan a información que no encaja perfectamente en los módulos estándar de Zoho Desk. Puede crear múltiples módulos adaptados a sus procesos específicos, asignarles nombres según sea necesario y personalizar fácilmente los nombres de los campos a través de una sencilla interfaz de arrastrar y soltar.

• Mejoras de campo: Incluye un nuevo tipo de campo personalizado, el campo de búsqueda, que facilita la relación entre diferentes módulos, permitiendo vincular registros y acceder fácilmente a información relacionada. (Disponibilidad de la edición: Professional y Enterprise). Además, se implementó el uso de RegEx en reglas de diseño y validación para asegurar la precisión de los datos ingresados, como formatos específicos para números de teléfono, mejorando así la usabilidad del sistema. (Disponibilidad de edición: Enterprise)

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Experiencia de tickets

• Tickets asociados: permite asociar estos tickets secundarios al ticket principal, cada equipo especializado puede centrarse en sus respectivas áreas de especialización mientras colabora para resolver el problema general.

• Respuestas programadas: puedes programar la respuesta automática para tu cliente según zona horaria, fecha, con la flexibilidad de editar, reprogramar o eliminarla en cualquier momento.

• Respuestas masivas: La nueva función de respuesta masiva permite abordar varios tickets con una sola respuesta. No solo ahorra tiempo sino que también garantiza la coherencia en la comunicación cuando recibe grandes volúmenes de tickets.

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Administración de datos

• Registro de Auditoría: Proporciona un historial detallado de acciones de usuario dentro del software, como actualizaciones, adiciones y eliminaciones. Esto facilita la identificación y solución de errores, la reversión de cambios no deseados, y la evaluación de la eficiencia de los procesos. Estará disponible para más funciones en el futuro. Disponible en la edición Enterprise.

• Entorno Sandbox: Ofrece un espacio seguro para probar cambios, como el enrutamiento de tickets, sin afectar la operación actual ni la percepción del cliente. Permite a los equipos experimentar con personalizaciones y ajustar flujos de trabajo y reglas de automatización antes de su implementación final. Disponible en la edición Enterprise.

Los esenciales de la seguridad del correo electrónico: Registros SPF y DKIM

Dentro del ámbito de la identidad digital, dos pilares sostienen la integridad y la seguridad de nuestras comunicaciones por correo electrónico: los registros SPF (Sender Policy Framework) y DKIM (DomainKeys Identified Mail). Estas tecnologías son vitales para cualquier entidad que desee asegurar su dominio y garantizar la entrega efectiva de sus correos electrónicos. En esta era digital, donde el correo electrónico se mantiene como el canal de comunicación más auténtico y fiable, comprender y aplicar correctamente estos registros no es solo recomendable, sino esencial.

¿Qué son los Registros SPF y DKIM?

El registro SPF permite a los dominios especificar qué servidores tienen permiso para enviar correos electrónicos en su nombre, minimizando así los riesgos de suplantación de identidad y phishing. Por su parte, DKIM añade una capa de autenticación mediante una firma digital que verifica la procedencia y la integridad del correo, asegurando a los destinatarios que el mensaje es legítimo y no ha sido alterado en tránsito.

La importancia de configurar correctamente los Registros SPF y DKIM

Implementar estos registros en tu dominio es crucial para una serie de razones:

• Mejora de la entrega de Correo Electrónico: Asegura que tus mensajes lleguen a la bandeja de entrada, evitando filtros de spam.

• Protección contra el Phishing y la Suplantación de identidad: Ayuda a proteger a tus destinatarios de posibles fraudes.

• Cumplimiento con las políticas de Remitentes Masivos: Con el reciente anuncio de Google y Yahoo, la autenticación de correo electrónico se vuelve un requisito obligatorio, reforzando la necesidad de adoptar estas prácticas.

Consejos para una entrega de Correo Electrónico efectiva

Además de configurar los registros SPF y DKIM, es vital adoptar prácticas responsables de envío de correo electrónico:

• Evita los correos electrónicos fríos no solicitados que puedan marcar tu dominio como spam.

• Restringe el envío de correos electrónicos masivos sin las autenticaciones adecuadas.

• Utiliza servicios de correo electrónico que promuevan buenas prácticas, como Zoho Mail, que impide el uso de su plataforma para el envío de spam.

La política DMARC: Un paso adicional hacia la seguridad

Configurar una política DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) te permite obtener información detallada sobre quién está enviando correos electrónicos en nombre de tu dominio. Esto te facilita ajustar tus registros SPF y DKIM según sea necesario y tomar acciones contra el uso no autorizado de tu dominio.

La implementación de registros SPF y DKIM, junto con una política DMARC, no solo mejora la seguridad y la entrega de tus comunicaciones por correo electrónico sino que también protege tu reputación en línea. En un momento en que las grandes plataformas de correo electrónico están endureciendo sus requisitos de autenticación, asegurarse de que tu dominio cumpla con estas prácticas no es solo una medida de seguridad, sino una necesidad para garantizar la continuidad y la efectividad de tus comunicaciones empresariales.

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