Mejores prácticas para etiquetas de Zoho CRM

Las etiquetas son todavía un tema relativamente nuevo en Zoho CRM y, a medida que empezamos a utilizarlas, surgen nuevas preguntas... ¿Cuándo las debemos utilizar? ¿Cómo puedo manejarlas? ¡¿Dónde viven?! Abordemos algunas de estas preguntas.

Imagen por Hitarth Jadhav via Pexels

¿Qué son las etiquetas?

Las etiquetas o tags son una de las nuevas funciones incluidas en la actualización del 2018 de Zoho CRM. Pueden ser fácilmente asignadas a cualquier récord para búsquedas e informes rápidos. Échale un vistazo a su documentación para información más detallada. Aunque es tentador empezar a usar esta nueva y genial herramienta para encontrar esos récords difíciles de buscar con filtros y parámetros regulares, es importante evaluar cómo los usamos.

¿Etiquetar o no etiquetar?

Hemos encontrado que las etiquetas son muy buenas para la información persistente sobre el récord, pero no tanto para la información que está sujeta a cambios eventualmente. Veamos un par de escenarios:

Sí: Usar etiquetas para identificar grupos de récords importados

Las etiquetas pueden ser una gran manera de encontrar esos nuevos potenciales o leads que importaste durante tu último empuje de marketing. Puedes hacer esto en vez de depender de una combinación de “Fuente del potencial" (Lead Source) y “Fecha en que fue creado” (Date Created), o añadiéndolos a una campaña.

El beneficio de usar etiquetas para este escenario es que podemos hacer múltiples importaciones en diferentes días y el filtro siempre será el mismo.

No: Usar etiquetas como “ayudantes de estatus”

Nos hemos encontrado con situaciones en donde nos hemos sentido obligados a usar etiquetas para identificar fácilmente a aquellos potenciales que hemos señalado como valiosos o calificados, simplemente porque crear un filtro lo suficientemente específico puede ser engorroso. Pero los filtros están ahí por una razón. Los estatus están sujetos a cambios y eso es muy importante. No podemos catalogar un récord como “Calificado” o “Caliente” para siempre porque en algún momento esto no aplicará.

Sin embargo, sí puedes usarlos en combinación con la regla anterior para identificar los récords con un estatus de “Calificado” dentro de una lista particular.

Sí: Usar etiquetas para crear una lista preparada manualmente

Algunas campañas requieren una selección manual de récords, quizás para un anuncio o una prueba de A/B. las etiquetas pueden ser grandiosas para marcar fácilmente estos récords una vez han sido identificados. Selecciónalos desde el “List View”, luego añade una etiqueta y ¡ZAS! Listo. Ahora sabemos que estos récords pertenecen a un pequeño grupo fijo.

No obstante, ten en cuenta que si en un futuro quieres añadir récords nuevos a esta lista, tendrás que hacerlo manualmente. De la misma manera, no podrás removerlos automáticamente. Asegúrate siempre de usar esta nueva etiqueta junto a filtros para monitorear los estatus.

No: Usar las etiquetas para monitorear eventos

Los eventos pueden ser como los estatus: no son permanentes. Sólo ocurren una vez y luego expiran, o puede que no ocurran del todo. Da seguimiento a otra información a través de su asociación ya hecha. Hacer este tipo de récords puede ser más engorroso, pero es la mejor manera de hacerlo.

Si usas una etiqueta como una curita una sola vez, terminarás con mucho más de lo que esperabas.

Otras preguntas

¿Dónde puedo ver todas mis etiquetas?

Para ver y manejar todas las etiquetas que has creado para un módulo, visita el módulo y desde el botón de herramientas ( • • • ), en la esquina superior derecha, selecciona Manage Tags.

Es importante recordar que las etiquetas existen por módulo. Puedes tener el mismo nombre de etiqueta a lo largo de los módulos, pero no están directamente conectados.

Desde este menú podrás:

  • Buscar
  • Crear
  • Editar
  • Borrar
  • Ver el número de récords asociados a una etiqueta

¿Las etiquetas nos llevan a la conversión de potenciales (Lead Conversion)?

¡La respuesta es sí! Observa la siguiente captura de pantalla:

Carry Tags Lead Conversion

Las etiquetas sí nos llevan a ello. Sin embargo, es importante tener en cuenta que esa NO es la conducta por defecto y tienes que especificar el récord al que lo llevarás: contactos, cuentas y/o potenciales.

Esto es un paso importante, al igual que también es importante que usemos las etiquetas con moderación para evitar abarrotar nuestros récords con ellas.