En esta edición, destacamos una de las implementaciones más desafiantes y gratificantes del año: el despliegue de Zoho Inventory para una empresa del sector de Ingeniería, Adquisición y Construcción (siglas en inglés EPC) con presencia operativa en múltiples regiones y ocho almacenes distribuidos.
Con un catálogo de más de 3,000 SKUs o productos —incluyendo gestión avanzada de inventario con seguimiento por número de serie—, esta empresa requería una solución robusta que no solo registrara el inventario, sino que también lo organizara físicamente de manera estratégica.
EPC y gestión de materiales: una operación que exige precisión
La gestión de inventario es uno de los desafíos más complejos y críticos para las empresas de Ingeniería, Adquisición y Construcción. A diferencia de los modelos tradicionales de comercio o manufactura, las empresas EPC operan en entornos altamente dinámicos con proyectos de gran escala y distribución geográfica. Estos requieren coordinación de miles de SKUs con diferentes especificaciones, proveedores y tiempos de entrega. Contar con cada material en el momento justo es clave para evitar retrasos costosos y asegurar operaciones continuas en sitio.
Gestionar inventarios en múltiples obras, almacenes y canales de suministro —mientras se mantiene la visibilidad, el control de costos y la entrega oportuna— es una tarea exigente. Sin un sistema integrado y flexible, los retrasos, excesos de inventario, faltantes y sobrecostos se convierten en riesgos frecuentes que impactan directamente en los cronogramas y rentabilidad de los proyectos.
Este artículo explora los principales desafíos que enfrentan las empresas EPC en la gestión de inventarios y cómo herramientas digitales como Zoho Inventory pueden aportar visibilidad, automatización y control para optimizar las compras, el seguimiento de materiales y la eficiencia general de la cadena de suministro.
Del caos al control: cómo se estructuró la transformación operativa
La empresa buscaba un sistema que no solo registrara entradas y salidas, sino que transformara por completo la forma en que gestionaban su inventario físico y contable.
El proyecto de implementación de Zoho Inventory fue diseñado para responder integralmente a las necesidades operativas y estratégicas de su red de 8 almacenes, optimizando la gestión de más de 3,000 SKUs y sentando las bases para futuras integraciones con otras aplicaciones del ecosistema Zoho.
Todo el proyecto se ejecutó en 3 meses, con un despliegue progresivo que permitió validar cada fase antes de escalar. Este enfoque no solo resolvió la gestión física del stock, sino que también alineó las áreas de finanzas, logística y compras en una sola plataforma con visibilidad en tiempo real.
Claves del éxito: qué considerar antes de implementar un sistema de gestión de inventario
Una implementación de esta escala requiere un trabajo previo meticuloso. Estas son algunas de las consideraciones clave que aseguraron el éxito de esta implementación:
- Diseño de almacén y estructura física organizada: Antes de comenzar, es esencial contar con un almacén segmentado por pasillos, secciones y zonas de ubicación. Usar mapas o planos del almacén ayuda a configurar correctamente las Ubicaciones (Bin Locations), permitiendo una trazabilidad real dentro del sistema.
- Decisión contable: stock físico vs stock contable: Es crucial definir si el inventario se contabilizará e integrará con Zoho Books. En ese caso, se requiere colaboración con el área financiera para alinear el stock contable con el stock físico operativo.
- Definición de roles y perfiles de usuarios: Un sistema de inventario bien gestionado necesita responsabilidades claras. Identificar qué perfiles tendrán acceso, permisos de edición, validación de movimientos y visibilidad de reportes.
- Listado completo de inventario y ubicaciones previstas: Para una correcta configuración inicial, se requiere un inventario completo de todos los almacenes, junto con las ubicaciones específicas donde se almacenarán los productos.
- Definición del corte de stock inicial (Opening Stock): Se debe establecer una fecha de corte para cargar los saldos iniciales de inventario, lo que marcará el inicio oficial del uso del sistema.
- Identificación de productos serializados: Si existen productos con números de serie, deben configurarse en el sistema desde el inicio para mantener la trazabilidad.
- Uso de escáneres para entradas y salidas: Decidir si se integrarán escáneres de código de barras para agilizar los procesos de recepción, despacho y transferencias de productos.
- Disponibilidad de impresoras para etiquetado: Una impresora de códigos de barras permite etiquetar estanterías, racks y productos, facilitando el orden visual y la identificación inmediata.
- Definición de procesos operativos: Documentar cómo se realizará cada proceso —recepción, despacho, devoluciones y transferencias entre almacenes— es clave para una implementación fluida.
- Pruebas controladas (despliegue progresivo): Iniciar la implementación en un almacén piloto para validar procesos y corregir fallas antes del despliegue completo.
- Monitoreo y ajustes post implementación: Brindar soporte durante las primeras semanas de operación real para hacer ajustes finos, medir resultados y escalar al resto de los almacenes.
Esta implementación demuestra cómo una solución tecnológica bien planificada puede transformar por completo las operaciones de empresas con estructuras logísticas complejas. En solo tres meses, esta empresa del sector EPC pasó de una gestión manual y fragmentada a un sistema integrado, eficiente y escalable. Zoho Inventory no solo resolvió desafíos inmediatos relacionados con trazabilidad y control de stock, sino que también habilitó una base sólida para el crecimiento futuro, integrando las áreas de finanzas, compras y logística en una sola plataforma.
Casos como este reafirman la importancia de elegir las herramientas adecuadas y contar con apoyo estratégico para asegurar una adopción exitosa.
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